Hybride Konferenzen
Nicht erst seit der COVID-19-Pandemie werden hybride Veranstaltungen organisiert. Natürlich hat sich aber seit Verbreitung des Coronavirus vor allem im virtuellen Bereich sehr viel getan. Welche Vorteile, Nachteile und Möglichkeiten bieten hybride Events? Spalten hybride Veranstaltungen die Menschen oder bringen sie diese näher zusammen? Und sind hybride Konferenzen wirklich das neue Normal der Zukunft?
Der Begriff „hybrides Event“ ist noch relativ jung und eine soziale Innovation des 21. Jahrhunderts. Bei einem hybriden Event werden verschiedene Veranstaltungsformen miteinander kombiniert. Im Konferenzbereich wird die Bezeichnung für eine Veranstaltung verwendet, die sowohl öffentlich in physischer Präsenzform mit Publikum stattfindet als auch virtuell via Live-Stream. Ob Konferenz, Meeting, Tagung, Schulung, Vortrag, Workshop oder Messe – eine hybride Veranstaltung kann man offline und online besuchen. Viele Veranstalter bieten außerdem die Möglichkeit, dass Interessierte eine live aufgezeichnete Videokonferenz auch noch nach der Veranstaltung abrufen können.
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Einer der größten Unterschiede zwischen hybriden und klassischen Konferenzen betrifft die Ortsgebundenheit. Bei klassischen Konferenzen muss jeder Teilnehmende persönlich vor Ort sein, um alle Informationen erhalten zu können. Selten wird eine Konferenz mit einer Videokamera aufgezeichnet. Bei einer hybriden Konferenz haben die Teilnehmer:innen die Möglichkeit, sich von ihrem Homeoffice und aus allen Teilen der Welt zur Veranstaltung zuzuschalten und einzubringen. Egal, wo sie sind, egal, wie spät es dort ist. Kann jemand auch virtuell nicht teilnehmen, wird bei den meisten hybriden Events von den Veranstaltern die Möglichkeit geboten, sich das Video im Nachhinein anzusehen.
Diese Formen von hybriden Events gibt es
Grundsätzlich unterscheiden wir in vier charakteristische Eventformen:
1. Hybride Tagungen
Eine hybride Tagung kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden. Entweder sind alle Teilnehmer:innen vor Ort präsent und nur die Vortragenden werden online zugeschalten oder die Teilnehmer:innen können sich entscheiden, ob sie bei der Tagung anwesend sind bzw. sich online zuschalten. Manche hybride Tagungen werden auch vollkommen über einen Webcast übertragen – darunter versteht sich ein internetbasiertes Meeting, das wie eine Fernseh- bzw. Radiosendung inklusive Interaktionen abläuft. Je nachdem, für welches Format sich der Veranstalter entscheidet, müssen verschiedene technische Voraussetzungen für eine erfolgreiche hybride Tagung geschaffen werden.
2. Hybride Meetings
Große Firmen, die ebenso Niederlassungen in anderen Ländern führen, setzen schon lange auf hybride Meetings. Durch die Homeoffice-Welle während der COVID-19-Pandemie hat sich das Arbeitsmodell der hybriden Meetings auch in kleineren Firmen verbreitet. Durch hybride Meetings werden Mitarbeiter:innen vor Ort im Büro mit Mitarbeitenden im Homeoffice zusammen in eine Runde gebracht. Viele Unternehmer haben sich bereits mit den geänderten Bedingungen arrangiert und setzen auch in Zukunft auf hybride Meetings.
3. Hybride Messen
Vor allem im Messebereich sind hybride Veranstaltungen seit Corona eine Neuheit. Das persönliche Face-to-Face-Treffen war einfach unerlässlich. Veranstalter einer hybriden Messe werden vor vollkommen andere Herausforderungen gestellt als Organisator:innen einer hybriden Konferenz, eines hybriden Meetings oder einer hybriden Tagung. Aber auch in diesem Bereich hat sich technisch so einiges getan. Modernste Technologien und digitale Konzepte ermöglichen eine Symbiose zwischen real und virtuell.
4. Hybride Workshops
Auch hybride Workshops waren früher kaum ein Thema, sind aber heute dank der technischen Einrichtungen kein Problem mehr. Ob ein hybrider Workshop die Lernerfahrung der Teilnehmenden bereichert, hängt natürlich von der Vorbereitung und der Interaktionsfähigkeit des Workshop-Leiters ab. Handelt es sich um so etwas wie Bastelworkshops oder Kochworkshops, bei dem die Teilnehmenden idealerweise gleich mit basteln oder kochen sollen, fehlt hier natürlich die haptische Erfahrung und auch die Möglichkeit, dass der Kurs-Leitende direkt auf Fehler eingehen kann.
Hybride Konferenzen sind für alle Unternehmen geeignet, die ihre Reichweite erhöhen und neue Geschäftspartner gewinnen möchten. Die digitalen Formate ermöglichen zielgerichtetes Networking und es wird gleichzeitig die Möglichkeit für einen informellen Austausch vor Ort geboten. Auch Unternehmen, deren Mitarbeiter:innen bzw. Geschäftspartner sowohl im Büro als auch im Homeoffice arbeiten, können mit hybriden Konferenzen alle an einen Ort bringen.
Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche hybride Konferenz ist die Technik. Es gibt bereits die unterschiedlichsten modernen Videokonferenzsysteme. Der Preis richtet sich natürlich nach den enthaltenen Funktionen. Oftmals bietet der gewählte Veranstaltungsort, sei es ein Hotel oder ein Konferenzzentrum, bereits das notwendige Setup.
Zur technischen Grundausstattung einer hybriden Konferenz gehören:
- Bildschirm, digitales Whiteboard mit Beamer oder interaktives Display an der Wand,
- Webcam, die den Blick auf den gesamten Raum ermöglicht,
- hochwertiges Mikrofon,
- digitales Streaming-Programm.
Ein Leitfaden für hybride Tagungen und Konferenzen
Wie bei Präsenzveranstaltungen ist eine Agenda bzw. Tagesordnung auch bei einer hybriden Tagung, Konferenz und einem Kongress unerlässlich. Mithilfe der bereits vor der Veranstaltung festgelegten Punkte werden alle wichtigen Themen effektiv abgearbeitet. Um die Interaktion zu fördern, kann die Agenda bereits vorab an die Teilnehmer:innen mit der Bitte versendet werden, eigene Vorschläge und Themen einzubringen.
Um den Überblick über die Teilnehmer:innen zu bewahren, gewünschte Wortmeldungen nicht zu übersehen und chaotisches Durcheinanderreden zu vermeiden, ist bei einer hybriden Tagung, Konferenz bzw. einem Kongress ein Moderator sinnvoll. Dieser kann die Teilnehmenden bei Bedarf zuschalten und führt durch die Tagungsordnungspunkte.
Zu Beginn einer hybriden Tagung bzw. Videokonferenz ist es ratsam, gemeinsam mit den Teilnehmenden einige Regeln festzulegen. Damit nicht plötzlich von allen der Haus- und Hofhund oder Kindergeschrei im Hintergrund zu hören ist, sollten alle Teilnehmer:innen durchgehend die Stummschaltung aktivieren und nur bei Wortmeldungen ihr Mikrofon einschalten. Handelt es sich um einen Vortrag, können die Teilnehmenden gebeten werden, ihre Fragen und Anregungen aufzuschreiben und sich am Ende des Vortrages zu melden. Zum Abschluss der Veranstaltung ist es wichtig, die Möglichkeit für einen Abschlussplausch zu schaffen.
Hybride Konferenzen haben selbstverständlich auch ihre Vor- und Nachteile:
| Vorteile | Nachteile |
| Reichweite der Veranstaltung wird erhöht | technische Probleme können die Veranstaltung verzögern oder sogar abbrechen |
| neue Möglichkeiten der Interaktion. | je nach Erfordernissen hoher technischer Aufwand |
| in Zeiten der Klimakrise eine nachhaltige Veranstaltungsform | Online-Teilnehmer:innen lassen sich leicht ablenken |
| Kosten für Catering, Service-Personal und Raumequipment entfallen | nicht alle Teilnehmenden sind immer auf dem Bildschirm sichtbar |
| nach der Veranstaltung noch online abrufbar | fehlende haptische Erfahrung |
Einer der großen Nachteile einer virtuellen Tagung oder Konferenz ist zudem das fehlende Abschlussgespräch. Bei Präsenz-Meetings wird oft noch im Nachhinein bei gutem Essen oder einem gemeinsamen Getränk über verschiedene Themen diskutiert, über Alltägliches geplaudert und Networking betrieben. Es gibt aber bei den digitalen Streaming-Programmen einige Möglichkeiten, um das soziale Miteinander auch online zu fördern.
Wie sieht die Zukunft hybrider Veranstaltungen aus?
Bereits jetzt zeichnet sich ab, dass hybride Konferenzen, Messen, Tagungen und Workshops auch in der Zukunft ein Thema sein werden. In den letzten Jahren hat sich in diesem Bereich unglaublich viel getan. Viele Unternehmen haben die Vorteile erkannt, die ihnen nicht nur eine größere Reichweite und damit mehr Geschäftspartner sowie Sponsoren bringen, sondern auch flexible Arbeitsmodelle ihrer Mitarbeiter:innen ermöglichen. Neben dem Schutz vor der Verbreitung von Krankheiten, ist auch der Klimaschutz ein gutes Argument für die Durchführung von hybriden Konferenzen.